top - download
⟦7823d6630⟧ Wang Wps File
Length: 4913 (0x1331)
Types: Wang Wps File
Notes: SD/PRC/003
Names: »4517A «
Derivation
└─⟦61f87be83⟧ Bits:30006024 8" Wang WCS floppy, CR 0420A
└─ ⟦this⟧ »4517A «
WangText
SD/PRC/003 SYS/840130
PROCEDURE FOR DISTRIBUTION AF POST Page #
Form>l:
Form>let med proceduren for distribution af post er,
at sikre at alle ber]rte parter s> hurtigt som muligt
f>r information om en extern kommunikation.
Tillige skal den klart definere hvor der er action}e
p> kommunikationen.
D̲i̲s̲t̲r̲i̲b̲u̲t̲i̲o̲n̲ ̲a̲f̲ ̲p̲o̲s̲t̲
Det f]lgende beskriver b>de ind- og udg>ende post for
et projekt, samt post til og fra den afdeling projektet
er placeret i.
Al post forsynes med et stempel hvor projektnavnet/
afdelingen og datoen er angivet. I feltet "Action"
skrives, hvem der er action}e p> sagen. Denne person
er ansvarlig for, at der bliver svaret p> sagen eller
hvis det er udg>ende, at den anden part svarer.
Hovedprincippet er, at for udg>ende post er forfatteren
action}e. Derfor b]r forfatterens initialer altid skrives
i telexets/brevets hoved. For indg>ende bliver samme
person action}e, n>r henvendelsen besvares udefra.
Indkommende post med et nyt emne fordeles efter emnets
art efter retningslinier som projektlederen definerer.
I feltet "info" anf]res derudover et antal personer,
idet f]lgende principper anvendes for distributionen
af post:
1. Project Manager, f>r en kopi af alle telexer og
breve.
2. Hvis et team-member anf]res til action}e, f>r hans
manager altid en kopi.
3. En subcontract-koordinator f>r en kopi af al korrespondancen
med vedkommende subcontractor.
4. GQAR f>r kopi af al projekt korrespondance med
en kunde, hvis GQAR er tilknyttet projektet.
T̲y̲p̲e̲r̲
Posten i forbindelse med et projekt omfatter:
- klassificeret materiale
- f]lgesedler, hardware-leverancer
- dokumenter
- fakturaer
- afdelingsorienteret materiale
- kontrakter
- telex
- breve, herunder f]lgebreve
Disse behandles p> hver sin m>de:
K̲l̲a̲s̲s̲i̲f̲i̲c̲e̲r̲e̲t̲ ̲m̲a̲t̲e̲r̲i̲a̲l̲e̲:̲
Kvittering for modtagelse gives af projektleder eller
anden underskriftsberettiget person, om n]dvendigt.
Materialet gives derefter til conf. mgmt. hvor det
nedl>ses. Udl>n sker s> derfra.
Kopier kan gives til andre, hvor det nedl>ses. Derudover
distribueres/kopieres klassificeret materiale ikke.
F]lgebreve til klassificeret materiale distribueres
som breve.
F̲]̲l̲g̲e̲s̲e̲d̲l̲e̲r̲,̲ ̲h̲a̲r̲d̲w̲a̲r̲e̲-̲l̲e̲v̲e̲r̲a̲n̲c̲e̲r̲:̲
Modtageren af HW beholder selv en kopi af f]lgesedlen.
Originalen af f]lgesedlen med et "modtaget-stempel"
sendes til projektkontoret som da kan godkende betaling
af faktura. F]lgesedlen arkiveres i projekt-
sekretariatet.
D̲o̲k̲u̲m̲e̲n̲t̲e̲r̲:̲
For indg>ende dokumenter g>r der altid mindst et eksemplar
til conf. mgmt. til registrering. Som hovedregel gives
dokumenter fra subcontractors tillige til subcontract-koordinatoren.
Overskydende eksemplarer arkiveres hos conf. mgmt.
Distributionslister for indg>ende dokumenter findes
hos projektkontoret, hvor de l]bende ajourf]res. Mangfoldig-
g]relse af dokumenter efter distributionslisten forest>s
af projektkontoret.
For udg>ende dokumenters vedkommende foruds`ttes det,
at distributionslisten p> dokumentets forside s]rger
for den korrekte interne distribution.
F̲a̲k̲t̲u̲r̲a̲e̲r̲:̲
Hovedreglen er at fakturaer straks gives til projektsek-
retariatet. Modtageren af den p>g`ldende vare signerer
fakturaen. Derefter attesterer projektlederen fakturaen
til udbetaling. Sekretariatet arkiverer en kopi af
fakturaen inden den sendes til bogholderi. Se i]vrigt
separat procedure for fakturabehandling.
A̲f̲d̲e̲l̲i̲n̲g̲s̲o̲r̲i̲e̲n̲t̲e̲r̲e̲t̲ ̲m̲a̲t̲e̲r̲i̲a̲l̲e̲:̲
Afdelingsorienteret materiale som brochurer, pressemed-
delelser, divisionsm]dereferater g>r direkte til afdelingslederen.
K̲o̲n̲t̲r̲a̲k̲t̲e̲r̲
Originalversion af underskrevet kontrakt sendes til
CRAS kontraktafdeling, hvor distributionslisten findes.
Evt. kan den inden da behandles p> linie med dokumenter.
T̲e̲l̲e̲x̲ ̲o̲g̲ ̲b̲r̲e̲v̲e̲:̲
Telex og breve p>f]res action}e af projektlederen,
hvis denne ikke delegerer det videre. Denne action}e
svarer eller b]r rykke for svar. Derudover moniterer
subcontract-koordinatoren med mellemrum, at al korrespondance
p> den p>g`ldende subcontract bliver fulgt op. Projektlederen
monitorerer tilsvarende at al korrespondance med kunden
bliver fulgt op.
For telex og breve opstilles for hvert projekt f]lgende
emneorienterede distributionsliste, hvor faste navne
kan p>f]res:
Kunde:
Kontraktuelle sp]rgsm>l:
Priser:
Hardware:
Software:
Integration/test:
SRS:
ICD:
ECP:
ECO:
Dokumentation:
Training:
Maintenance:
Spares:
Shipping info:
Installation:
Site Preparation:
Payment Invoices:
Incoming Inspection:
QA-hardware:
Schedule:
Progress Meetings:
Derudover distribueres som n`vnt efter en subcontract-
koordinatorliste.
