top - download
⟦c81a3ab90⟧ Wang Wps File
Length: 6308 (0x18a4)
Types: Wang Wps File
Notes: SD/PRC/008
Names: »4474A «
Derivation
└─⟦61f87be83⟧ Bits:30006024 8" Wang WCS floppy, CR 0420A
└─ ⟦this⟧ »4474A «
WangText
…02…SD/PRC/008
…02…JHO/840217…02……02…#
PROCEDURE FOR FAKTURA BEHANDLING
…02……02…SD-SUP
M̲<̲L̲
M>let er at have alle fakturaer p> et projekt arkiveret
i projekt sekretariatet.
F̲O̲R̲M̲<̲L̲
Dette arkiv er et projekts basismateriale, n>r et projekts
]konomiske status skal beregnes.
Disse fakturaer har f.eks. betydning for opf]lgning
p> leverand]r-kontrakter, for lageropg]relser og for
beregning af v`rdien af "igangv`rende arbejder (IGV)".
M̲<̲D̲E̲
a) For hvert >r og hvert projekt skal der i sekretariatet
findes mapper, der indeholder alle fakturaer i
kronologisk orden (leverand]r faktura-nr-orden).
b) Den arkiverede faktura skal v`re en kopi af den
signerede originalfaktura med kopi af alle de bilag,
der fulgte med. Hvis en faktura ikke bliver signeret,
skal ogs> den gemmes i kopi med evt. kommentarer.
c) Fakturaerne opdeles p>
- interne fakturaer
- eksterne fakturaer leverand]rer
- fakturaer til kunde
- rejseafregninger
Opdelingen kan ske i en eller flere mapper afh`ngig
af m`ngden p> et >r.
d) "Interne fakturaer" skal opdeles p> ber]rte afdelinger.
Det anbefales at indlede med en firmaorganisationsplan
da afdelingsnumre ofte skifter. Inden for hver
afdeling sorteres fakturaer kronologisk.
e) "Eksterne Fakturaer" skal opdeles alfabetisk efter
leverand]rnavn.
Inden for hvert leverende firma sorteres fakturaer
kronologisk.
f) "Fakturaer til kunde" skal f]rst opdeles efter
kundens navn. Derefter ordnes fakturaerne kronologisk.
g) "Rejseafregninger" ordnes kronologisk.
P̲R̲O̲C̲E̲D̲U̲R̲E̲
Proceduren er vist i figur 1.
1) En faktura kan indkomme til firmaet p> forskellig
m>de:
a) Gennem bogholderiet. I s> fald er fakturaen
forsynet med et r]dt 6-cifret tal som tegn
p>, at fakturaen er registreret i firmaets
regnskabssystem og findes i kopi i bogholderiet.
b) Med posten til et sekretariat. Den skal i s>
fald straks sendes til bogholderiet, hvor den
bliver registreret som under a.
c) Med varer eller post til enkeltpersoner. Den
skal i s> fald s̲t̲r̲a̲k̲s̲ sendes til bogholderiet,
hvor den bliver registreret som under a.
2) En registreret faktura (dvs. med r]dt ciffer) kan
indkomme p> forskellig m>de:
a) med posten til et sekretariat. Den forsynes
med et stempel som vist:
Samtidig med at den stemples, indf]res den
i sekretariatets faktura-log (se fig. 2) med
oplysninger om fakturanr., dato og bel]b.
b) Til enkeltperson. Den skal straks sendes til
projekt-sekretariatet, for at den kan registreres
som under a.
Hvis denne person skal benytte fakturaen f.eks.
til verifikation af en leverance, bedes vedkommende
tage en kopi, og straks sende originalen til
projekt-sekretariatet.
3) En faktura registreret i bogholderi og i sekretariat
fordeles som ]vrig indkommet post i sekretariatet.
Den person, der skal verificere at ydelsen er pr`steret
skal modtage den f]rst.
4) Kvittering for "ydelse pr`steret" indeb`rer kontrol
af f]lgende ting:
- at den angivne m`ngde er leveret
- at enhedspriserne er som aftalt
- at totalprisen er korrekt
- at dobbeltfakturering ikke finder sted
- at reference til ordrenr./kontrakt er angivet
p> faktura.
Hvis man ikke er i stand til at bekr`fte alle disse
ting, skal det skrives p> fakturaen eller p> en
seddel, hvorefter den s̲t̲r̲a̲k̲s̲ returneres til sekretariatet.
Hvis en faktura ikke b]r betales, skrives dette
p> den, og den returneres til sekretariatet. Der
vedl`gges udkast til skriftlig meddelelse til kreditor.
5. Registrerede fakturaer, hvor ydelsen er bekr`ftet
pr`steret, forsynes med kontonr. i overensstemmelse
med kontonummeroversigten. Et korrekt kontonr.
skal sikre, at regnskabet bliver konsistent med
budgettet, s> afvigelsesrapportering kan finde
sted. Derved muligg]res en reel bed]mmelse af projektets
financielle status gennem afvigelsesrapportering
p> det planlagte budget.
6. Hvis ydelsen er bekr`ftet pr`steret, og fakturaen
har gyldigt kontonr., skal den ansvarlige projektleder
kvittere for "kan betales". Det indeb`rer accept
af
- at der er budgetm`ssig baggrund for faktureringen
- at der er en godkendt aftale, kontrakt eller
order agreement som basis for leveringen.
Hvis fakturaen afvises, skal der ske det samme
som under pkt. 8 og 9
7. F`rdigbehandlede, godkendte fakturaer behandles
p> f]lgende m>de af sekretariatet:
a) Fakturaen med bilag kopieres.
b) Kopien indf]jes i den relevante mappe.
c) Faktura-log ajourf]res (se figur 2) s> alle
fakturaoplysninger om fakturanr., CR nr. ,
faktura dato, fakturatekst, bel]b, kontonr.
og evt. afvisning er indf]jet.
d) Fakturaoriginal returneres til bogholderiet.
8) For en faktura, hvor ydelsen ikke er pr`steret
skal
a) denne have p>tegning om dette af den ansvarlige
b) kreditor gennem den projektansvarlige modtage
telex/IM om dette.
c) fakturaen kopieres af sekretariatet og indf]jes
i faktura-arkivet som under pkt. 7.
d) bogholderiet straks have fakturaen retur.
e) p>f]res kontonr., som hvis den var leveret
og accepteret.
9) Hvis en afvist faktura senere kan betales skal
f]lgende ske:
a) Den skal behandles som ]vrige godkendte fakturaer
(dvs. pkt. 4, 5, 6 og 7).
b) Kreditor skal have besked derom.
c) Bogholderi skal have kopi af godkendt faktura.
d) Den godkendte faktura indf]jes af sekretariatet
i arkivet sammen med den afviste.
10) En gang for hver m>ned (inden den 10. hvor regnskabet
lukkes) gennemg>s faktura-log ved sekretariatet.
De personer, hos hvem fakturaen er strandet, rykkes
for svar.
Evt. usikkerhed om fakturaens validitet b]r resultere
i at den afvises (se pkt. 8) i stedet for i henl`ggelse
eller blind accept.
11) Foresp]rgsler vedr]rende status p> en faktura rettes
i f]rste omgang til projektsekretariatet. De er
altid i stand til at besvare, hvodvidt fakturaen
findes/ikke findes, hvem der i givet fald har den
til behandling, og om den er returneret f`rdigbehandlet
til bogholderiet.
