⟦728cccc78⟧

TextFile

INDHOLDSFORTEGNELSE

1 INDLEDNING side 5

2 SYSTEMETS OPBYGNING7
2.1 De enkelte moduler8
2.2 Nummersystemer 10

3 SYSTEMETS FUNKTION 13
3.1 Online funktioner13
3.2 Eksempler på online-uddata18
3.3 Ordremodulets udskrifter og statistikker25
3.4 Debitormodulets udskrifter og statistikker25
3.5 Kreditormodulets udskrifter og statistikker27
3.6 Finansmodulets udskrifter28
3.7 Varemodulets udskrifter29
3.8 Afslutningskørsel30

4 SIKKERHED OG OMKØRSEL33

5 BILAG34
5.1 Funktionsoversigter35
5.1.1 ON-LINE Funktioner35
5.1.2 Anfordringer36
5.1.3 Dagsafslutning, periodeafslutning, årsafslutning37
5.1.4 Registeroversigt38
5.2 Automatiske posteringer39
5.3 Debitor/kreditorreskontroplan40
5.4 Basisprogrammel41
5.5 Uddataeksempler42

6 KONKLUSION55\f

F_ 1 INDLEDNING

For mange af en virksomheds funktioner er det væsentligt, at de
udføres HER og NU. Det drejer sig blandt andet om: FAKTURERING,
DEBITOR-, LAGEROVERVÅGNING og ODREBEHANDLING.

Ofte er det vanskeligt at klare disse funktioner tilstrækkeligt
hurtigt og nøjagtigt, fordi meget manuelt arbejde skal udføres,
før "tingene er på plads".

Som et vigtigt element i virksomhedsledelse indgår bearbejdning
af data, ofte i store mængder, for at give de rigtige beslutnings-
grundlag. Det kan være ANALYSER og OMSÆTNINGSOVERSIGTER opstillet
efter forskellige analysekriterier.

Til RC datamater er udviklet et økonomistyringssystem, der kan
honorere kravene om at udføre funktioner HER og NU. Systemet gi-
ver virksomheden det store overblik, idet uddata i form af ana-
lyser, oversigter m.v. kan rekvireres efter behov, Systemet er et
rammesystem, hvilket i praksis vil sige, at man aldrig er låst
fast. Man kan altid få ændret opbygning og indhold af uddata.

RC-ØKONOMISK STYRING kan anvendes på RC datamater, der er karak-
teristisk ved at kunne betjenes af personale fra virksomhedens
normale funktionsområder. Der kræves ingen større oplæring eller
kostbare installationer - forhold, der før i tiden har afholdt
virksomheder fra at anskaffe edb-anlæg.

RC datamater kommer man nemt i kontakt med, dataskærme placeres
der i virksomheden, hvor der er behov for den direkte adgang. Her-
ved undgås unødvendigt papirarbejde som kassekladder, hullebilag
og lignende.

Har flere personer i virksomheden brug for den direkte adgang til
systemet, f.eks. salgsafdeling, bogholderi og lager, forsynes
systemet blot med flere dataskærme. Hver afdeling kan udføre de
for dem relevante funktioner samtidigt og uafhængigt af hinanden.\f

F_ MODULER I RC ADMINISTRATIV SYSTEM FOR RC 6000 OG RC 8000

RC Økonomisk styring

ORDRE VARE DEBITOR KREDITOR FINANS
MODUL MODUL MODUL MODUL MODUL

TIDSTRO BATCH
AKTIONER AKTIONER

DATAREGISTERINGSTATISTIKKER
ORDREBEHANDLINGDIV. PERIODISKE UDDATA
FAKTURERING DAGSAFSLUTNING
VAREKØB PERIODEAFSLUTNING
LAGERBEHANDLING ÅRSAFSLUTNING
POSTERINGER
FORESPØRGSLER

A_n_d_r_e_ _s_y_s_t_e_m_m_u_l_i_g_h_e_d_e_r_:

PROJEKTOVER- PRODUKTIONS- TEKNISK
VÅGNINGS-STYRINGS-BEREGNINGS-
MODULMODULMODUL

SÆLGER- DALØN BUDGET-
STYRINGS-SIMULERINGS-
MODULMODUL \f

F_ 2 SYSTEMETS OPBYGNING

Rammesystemet er et integreret økonomisk styringsystem omfattende
et antal moduler, der med enkle kommandoer efter behov kan "kal-
des" fra hver enkelt terminal, uafhængigt af hvad andre til sys-
temet knyttede terminaler udfører.

Systemet er opdelt i en on-line del omfattende dataregistrering,
ordrebehandling, lagerbehandling, fakturering, varekøb, poste-
ringer og registerforespørgsler og en batchdel omfattende stati-
stikker, registeroprettelser og ændringer samt dags- periode- og
årsafslutning.

Systemet består af følgende hovedmoduler:

Ordremodul
Varemodul
Debitormodul
Kreditormodul
Finansmodul

med tilhørende funktioner og statistikker.

Det grundlæggende princip for opdatering af systemet er, at grund-
bilag kan benyttes direkte, hvilket minimerer manuelt forarbejde
til kun at omfatte anførsel af kontonumre. Dette nedbringer fejl-
posteringer til minimum og øger bogholderiets effektivitet, idet
hjælpemidler som kassekladde, posteringslister og lignende kan
genereres af systemt.

Systemets on-line moduler, bortset fra registerforespørgsler, har
følgende effekt:

Dagens indtastede grundbilag resulterer i en række posteringer
svarende til ændringer i saldi, varebeholdninger o.s.v., endvide-
re leveres løbende uddata på printeren svarende til indtastede
ordredata, følgeseddeler og/eller fakturaer.

Ved dagens afslutning køres et batchprogram, der dels udskriver
evt. ordrebekræftelser dels udskriver posteringslister (f.eks.
fakturajournal) indeholdende dagens posteringer i indtastings-
rækkefølge.

Systemet overvåger løbende alle logisk afhængige overførsler og
konteringer samtidige med at det overvåger alle indgåendeposte-\f

ringer, således at det dobbelt bogholderis princip ikke kan bry-
des.

T_ 2.1 De enkelte moduler

2.1.1 O_r_d_r_e_m_o_d_u_l_
I ordremodulet kan registereres og behandles ordrer fra kunder og
bestillinger til leverandører, således at man f.eks. kan se, hvad
der er købt og solgt pr. varenummer.

T_2.1.2 F_a_k_t_u_r_e_r_i_n_g_s_m_o_d_u_l_
I faktureringsmodulet foretages registering, beregning og ud-
skrift af fakturaer og kreditnotaer. I forbindelse med prisbe-
&_ regningen kan anvendes flere forskellige rabatsystemer.

T_2.1.3 D_e_b_i_t_o_r_m_o_d_u_l_
Samtidig med at fakturaen indtastes, ajourføres debitormodulets
registre, hvilket gør det muligt til enhver tid at rette fore-
spørgsler. Relevante oplysninger om den enkelte debitors status
gives i sammes øjeblik, forespørgslen indtastes.

2.1.4 K_r_e_d_i_t_o_r_m_o_d_u_l_
I kreditormodulet ajourføres kreditoplysningerne automatisk med
varekøbs- og finansposteringer. Herved sikres det, at man altid
har overblik over sin kreditormasse med deraf følgende muligheder
for forbedringer af likviditeten.

2.1.5 F_i_n_a_n_s_m_o_d_u_l_
I finansmodulet opbevares virksomhedens kontoplan. Samlekonti der
modsvarer deitor, kreditor, veksel- og acceptreskontroerne ajour-
føres automatisk, og periodevis eller på anfordring udskrives
kontokort, kontoplaner, balancer og budgetanalyser.

2.1.6 V_a_r_e_-_ _o_g_ _l_a_g_e_r_m_o_d_u_l_
I lagermodulet registreres oplysninger om den enkelte vares til-
gang, afgang og beholdning. Herved er tilvejebragt styringsværk-
tøj til optimering af lagre.

2.1.7 G_e_n_e_r_e_l_t_
For samtlige moduler gælder, at analyser og oversigter kan ud-
skrives på grundlag af grupperinger, De selv vælger. Grupperin-
ger, som kan være forskellige fra gang til gang, og som kan va-
rieres i detaljeringsniveau. En facilitet, der bevirker, at RC-
løsningen fremtræder som et reelt stykke styringsværktøj i virk-
somheden. \f

Den tilgrundliggende konto/reskontroplan er skitseret i bilag 5.3
og er opbygget således at det specificerede regnskab over mellem-
værendet med samtlige debitorer- og kreditorer føres i 4 reskon-
toer, på den ene side debitor og vekselreskontro og på den anden
side kreditor- og acceptreskontro. Veksel- og acceptreskontroerne
er yderligere opdelt således at regnskabet med veksler og accep-
ter kan føres på månedsbasis.

Da reskontroerne således indeholder det detaljerede regnskab over
for virksomhedens kunder og leverandører, er det tilstrækkeligt
at lade reskontroerne modsvare af samlekonti i finansbogholderiet
som vist i bilag 5.3

2.2 Nummersystemer

2.2.1 G_e_n_e_r_e_l_t_ _o_m_ _n_u_m_m_e_r_s_y_s_t_e_m_e_r_.
Nummersystemer, f.eks. varenumre, kundenumre har almindeligvis
stor betydning i en virksomhed.

Numre er således ofte såvel det interne som det eksterne kommuni-
kationsmiddel mellem afdelinger, virksomheden og dens omverden,
kunder og leverandører m.v.

Der er i forbindelse med anvendelsen af EDB brugt mange kræfter
på at analysere og opstille metodikker for nummersystemer, der
i_k_k_e_ overfor brugeren virker som en begrænsning, eksempelvis krav
om nummeriske varenumre, m_e_n_ som både kan anvendes i EDB-mæssige
sammenhænge og som informationsbærere i virksomheden.

Det er således væsentligt at EDB-systemer i_k_k_e_ stiller restrikti-
ve krav om specifikke nummersystemer, grupperinger m.v., men er i
stand til at anvende eksempelvis eksisterende kontoplaner m.v. og
a_l_l_i_g_e_v_e_l_ give muligheder for ønsker m.h.t. sortering, grupperin-
ger, summationer m.v.

2.2.2 M_o_d_i_f_i_c_e_r_e_t_ _k_l_a_s_s_i_f_i_k_a_t_i_o_n_s_s_y_s_t_e_m_
Denne fleksibilitet opnås i vid udstrækning i et modificeret
klassifikationssystem - et princip hvor egentlige numre (identi-
fikationer) holdes adskilt fra sorterings-, grupperings- og sum-
mationsinformationer.

T_ Systemet kan enkelt sammenlignes med en finanskontoplan og den
tilhørende komprimerede råbalance eller en debitorkontoplan og en
debitoroversigt summeret og grupperet efter f.eks. geografisk
kriterium. \f

T_ K_o_n_t_o_p_l_a_n_ G_r_u_p_p_e_r_i_n_g_
G_r_u_p_p_e_ _1_
konto 1 Konto 1
konto 2 konto 3
konto 3 konto 6
konto 4 .
konto 5 .
konto 6 ,_ ____________ __
konto 7 Gruppe 1 totalt
konto 8 G_r_u_p_p_e_ _2_
konto 4
konto 5
konto 8
.
.
._ ______________
&_ Gruppe 2 totalt
T_
Dette opnås ved at anvende følgende princip:

P_r_._ _k_o_n_t_o_ _o_p_b_e_v_a_r_e_s_:

Kontonr. Kontooplysninger Gruppenr.
XXXXX YYYYYYYYYYYY... XX YY ZZ

Er det nummer, der Anvendes af EDB til
kendes og anvendes sorteringer, summati-
i virksomhedens oner, grupperinger m.v.
funktionelle sammen-
hæng og som indgangs-
kriterium til EDB.
(Kaldes også identifi-
&_ kation eller nøgle)

Da man ofte har behov for alternative grupperingskriterier forsy-
nes hver enkelt konto med 3 gruppekoder, der kan anvendes isole-
ret eller i sammenhæng.
\f

T_2.2.3 S_t_a_t_i_s_t_i_k_m_u_l_i_g_h_e_d_e_r_
Det er således umiddelbart muligt at danne 7 principielt forskel-
ligt ordnede statistikker pr. kontoplan:
baseret på Gruppe 1 alene
- - Gruppe 2 -
- - Gruppe 3 -
- - Gruppe 1, Gruppe 2
- - Gruppe 1, Gruppe 3
- - Gruppe 2, Gruppe 3
&_ - - Gruppe 1, Gruppe 2, Gruppe 3
i 2 udgaver (ialt 14 forskellige statistikker), summeret pr. grup-
pe eller summeret og med specifikation. Herudover kan naturlig-
vis dannes en udskrift af alle konti på normal vis.

I RC-ØKONOMISK STYRING kan standard gruppekoder anvendes på kon-
totyperne:
T_
Varekonti
Debitorkonti
Kreditorkonti
&_ Finanskonti

Der kan således for alle almindelige udskrifter dannes flere for-
skellige lister defineret af brugeren efter behov; således at
brugeren selv ved etablering og vedligholdelse af kontoplaner
fastlægger de enkelte gruppekoder.

Herudover kan gruppekoderne anvendes i sammenhængende udskrifter,
eksempelvis kunde/varegruppestatistik.
\f

F_ 3 SYSTEMETS FUNKTION

3.1 Online funktioner

3.1.1 O_r_d_r_e_-_b_e_h_a_n_d_l_i_n_g_
Ordremodulet er et selvstændigt modul i rammesystemethvor mod-
tagne ordrerfra kunder og afgivne bestillinger til leverandører
kan registreres og behandles uden at påvirke nogen af de andre
moduler.

Ved oprettelse af en ordre kan indtastes:

* Ordre/bestillingsnummer
* Ordredato
Kundenummer/leverandørnummer
* Leveringsmåde
* Leveringstidspunkt
Varenummer
Antal
* Pris
* Rabat
Diverse tillæg-/fradragslinier.

De med * markerede oplysninger kan tilføjes automatisk af syste-
met, såfrem det ønskes. Der foretages check på at varer og kunder
findes i systemet.

Ved forespørgsel kan den enkelte ordre vises på skærmen.

On-line er der desuden mulighed for at ændre og annullere
ordrer.

Fakturering af en ordre kan ske uden ændringer eller med ændrin-
ger i ordredata. Såfremt faktureringen foretages uden ændringer,
udskrives fakturaens varelinier direkte på basis af ordren, idet
systemet for hver enkelt varelinie undersøger om varelageret er
tilstrækkeligt stort til at leverering kan finde sted. Hvis dette
er tilfældet slettes varelinien fra ordreregisteret, mens en
eventuel dellevering bevirker, at varelinien overlever på en
restordre. Ved en fakturering med ændringer i ordredata er det
muligt på hver enkelt varelinie at specificere det antal, der
skal udskrives på fakturaen, således at man selv er herre over
eventuelle delleveringer. Såfremt det angivne antal svarer til
antallet på ordren, vil den pågældende varelinie blive slettet
fra ordreregisteret, mens en dellevering også her medfører, at
varelinien overlever på en rest ordre. \f

3.1.2 F_a_k_t_u_r_e_r_i_n_g_
Faktureringsmodulet varetager selve faktureringen - dvs. udreg-
ning af fakturabeløb på basis af varemængde og -pris, og udreg-
ning af evt. generelle og specielle rabatter.

For at få udskrevet en faktura der ikke er registreret i ordre-
modulet er det kun nødvendigt at indtaste:
T_
- kundenr.
- ordreref.
- varenr. og
&_ - antal

idet resten af de nødvendige oplysninger findes i kunde- og vare-
registrene.

Foruden de nævnte oplysninger kan man, dersom det ønskes, indtas-
teforsendelseskode, speciel leveringsadresse, specialpriser,
specialrabatter og særlige betalingsbetingelser.

Afledt af faktureringen foretages en række opdateringer af karto-
tekerne. Ved fakturering af h_v_e_r_ _e_n_k_e_l_t_ _v_a_r_e_l_i_n_i_e_ sker der en
ø_j_e_b_l_i_k_k_e_l_i_g_ opdatering af vareregisteret, således at dette a_l_t_i_d_
er ajourført. Når en faktura afsluttes, sker der dernæst en opda-
tering af den pågældende kundes konto, således at debitorreskon-
troen også altid er ajourført. Ved nedlukning sker der endelig
automatisk opdatering af finansbogholderiet svarende til det sam-
lede varesalg som vist på bilag 5.2.

Arbejdsgangen i forbindelse med faktureringen vil typisk være
følgende:

På basis af en ekspeditionsseddel indtastes fakturaoplys-
ninger på terminalen. Hvis en debitors kreditmaximum over-
skrides, eller hvis en vare mangler på lager, bliver der
givet besked herom på skærmen, og man kan træffe eventuelt
fastlagte forholdsregler. Herefter vil fakturaen blive
dannet. Man vil således ikke alene få en bedre debitorsty-
ring, men også en bedre kundepleje.

Fra ekspeditionssedlen er registreret, og til fakturaen følger
varen, har det manuelle arbejde kun været indtastning på data-
skærmen. Ingen opslag i kartoteker og ringbind. Ingen manuel søg-
ning i debitor- og vare- kartoteker. Ingen tidsrøvende og besvær-
lig manuel ajourføring af kartoteker.
\f

Foruden fakturaer kan faktureringsmodulet også udskrive kredit-
notaer efter samme princip som fakturaer.

Ved dagens afslutning udskrives en fakturajournal, der giver en
oversigt over dagens bevægelser på faktureringssiden, f.eks.
bruttosalg, rabat, moms m.m. specificeret med en linie pr. faktu-
ra/kreditnota.

Det er ikke nødvendigt at benytte det tidligere beskrevne ordre-
modul for at fakturere.

T_ 3.1.3 F_a_k_t_u_r_e_r_i_n_g_ _i_ _f_r_e_m_m_e_d_ _v_a_l_u_t_a_
Systemet tillader fakturering i fremmed valuta, idet valutakoden
i debitorregistret angiver om denne kunde skal faktureres i dan-
&_ ske kroner eller eksempelvis DM. Er der mulighed for at samme de-
bitor skal faktureres i flere møntsorter skal pågældende debitor
oprettes på et kontonummer pr. valuta.

Fakturerer man til en kunde med valutakode svarende til DM for-
udsætter systemet at de indtastede beløb er DM. Fakturaen udskri-
vesi DM.

DM-fakturaen opdateres på debitors valutakontokort, hvorefter
den omregnes med en i valutaregistret registreret valutakurs for
DM og opdateres i systemet på nøjagtig samme måde som en normal
Dkr.-faktura. Det betyder, at for debitorer der har fået faktu-
raer i fremmed valuta, vil der blive dannet 2 kontoudtog, et i
Dkr. af hensyn til afstemningen i bogholderiet, og et kontoudtog
i fremmedvaluta som kan sendes til debitorerne direkte.

T_ 3.1.4 V_a_r_e_k_ø_b_
Varekøbenes grundbilag er leverandørfakturaer og følgesedler, som
danner grundlag for lagertilgange, kostprisberegning, dæknings-
&_ bidragsberegning i vareregistret, samt opdatering af diverse po-
ster, der ikke ønskes fordelt på de enkelte varenumre eks. moms -
rabat - tillæg - fragt i finansbogholderiet og ajourføring af
kreditorregistret.

I kreditorregistret kan en evt. gæld i udenlandsk valuta lige-
ledes opdateres, dog således at valutasaldoen kun er en specifi-
kation af saldoen i Dkr., der foretages ingen omregning.

Ved inddateringer foretages der check på at både vare- og kredi-
tornumre forefindes i systemet. Endvidere kan systemet give in-
formation om, at den nye kostpris ikke afviger med mere end en
ønsket procent i forhold til seneste kostpris. \f

Systemet foretager automatisk kontrol af, at der er posteret ens
beløb i vare-, finans- og kreditorregister.

Når et varekøbsbilag er accepteret af systemet er vare- og kredi-
torregistre samtidig opdateret.

3.1.5 P_o_s_t_e_r_i_n_g_e_r_
Posteringer omfatter alle bevægelser i systemet. Herunder omfat-
tes debitor ind/udbetalinger, kreditor ind/udbetalinger, register
og finanskontibevægelser samt omposteringer.

Grundbilag er girotalloner, kassebilag, bankbilag, vekselbilag,
veksler, accepter og posteringsark

Når posteringen af et bundt bilag afsluttes udfører systemet au-
tomatisk en afstemningskontrol og angiver såfremt der er poste-
ringsdifferencer. Posteringsmodulet kan ikke forlades før der er
afstemmelighed, hvorfor der er mulighed for på skærmen at få
forevist samtlige posteringer, således at fejlen kan findes og
korrigeres. Findes fejlen ikke posteres differencen på fejlkon-
toen til senere opklaring.

3.1.6 I_n_d_b_e_t_a_l_i_n_g_s_p_o_s_t_e_r_i_n_g_e_r_ _f_r_e_m_m_e_d_ _v_a_l_u_t_a_
Ved postering af indbetalinger på debitorer med valutakode for
udenlandsk mønt, kræves der udover den normale postering omregnet
i danske kroner, at der angives et valutabeløb. Såfremt dette
ikke sker vil posteringen ikke blive accepteret, før man, enten
ved at taste nul eller et valutabeløb, har udbedret fejlen. Samme
kontrol vedr. udbetaling til kreditorer er indbygget i systemet.
Såsnart en postering er afsluttet er de pågældende konti opdate-
ret.

3.1.7 V_e_k_s_e_l_b_o_g_f_ø_r_i_n_g_
I umiddelbar tilknytning til det almindelige debitorbogholderi er
der mulighed for at foretage vekselbogføring. Udsteder en kunde
såldes en veksel, skal denne kundes varemellemværende krediteres
for vekselens pålydende. Som modpost hertil krediteres samme kun-
des vekselmellemværende for vekslens pålydende og denne post ud-
lignes først ved vekslens indfrielse, hvor der foretages en kre-
ditpostering på vekselmellemværendet og en debetpostering på kas-
sen.

Da der i forbindelse med posteringen på de enkelte kunders veksel-
mellemværende yderligere angives forfaldsmåned for de enkelte
veksler, giver vekselbogholderiet således mulighed for nøje at
følge udviklingen i virksomhedens vekselbogholderi på månedsbasis.\f

Tilsvarende er det i kreditmodulet muligt at behandle accepter,
således at der også kan føres et komplet acceptregnskab.

T_ 3.1.8 F_o_r_e_s_p_ø_r_g_s_l_e_r_
Under anvendelse af alle beskrevne funktioner kan vilkårligt
forespørges på alle relevante grunddata:

debitorer
kreditorer
ordrer
varer
finanskonti
posteringer(i forbindelse med datregistering)
kontoudtog

Forespørgsler kan anvendes uanset hvad andre terminaler udfører
og uanset hvilken funktion pågældende terminal udfører i dette
øjeblik

Det betyder, at selv om man er midt i en posterings-, varekøbs-
eller faktureringsrutine, kan der forespørges på skærmen, hvor-
efter den afbrudte rutine kan genoptages umiddelbart.

T_ O_n_l_i_n_e_ _f_o_r_e_s_p_ø_r_g_s_l_e_r_:_
Vis Ordre nr. xx...x
Vis Debitornr. xx...x
Vis Kreditornr. xx...x
Vis Varenr. xx...x
Vis Finans konto nr. xx...x
Vis kontoudtogfor konto nr. xx...x
&_ Vis posteringer

3.2 Eksempler på online-uddata \f

F_ 3.3 Ordremodulets udskrifter og statistikker

På grundlag af registrede ordre (kunder og leverandører) kan på
anfordring udskrives følgende statistikker:

Ordreoversigt
Leveringsoversigt ugeopdelt
Ordre pr. kunde
Vareleveranceoversigt
Bestillingsoversigt
Varemodtagelsesoversigt
Disponeringsliste

Endvidere kan på basis af ordrer udskrives:

Følgeseddel
Ordrebekræftelse til kunder.

3.4 Debitormodulets udskrifter og statistikker

På grundlag af fakturering og posterede indbetalinger og veksel-
posteringer er debitormodulet og kontoudtogene løbende ajourført
og på anfordring kan systemet udskrive følgende:

Forfalds- og saldolister
Renteliste
Rykkerbreve
Adresselister
Kontoudtog i Dkr.
Kontoudtog i fremmed valuta
Vekselkontoudtog
Vekseloversigt pr. forfaldsmåned
Kundeanalyse for perioden
Kundeanalyse år til dato
Kunde/vareanalyser

Ved hjælp af gruppekoder kan statistikkerne udskrives efter
forskellige kriterier, eksempelvis:

3.4.1 F_o_r_f_a_l_d_s_-_ _o_g_ _s_a_l_d_o_l_i_s_t_e_,_ _d_e_b_i_t_o_r_e_r_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe
\f

med saldo forskellig fra nul eller
med saldo større end indtastet kronebeløb eller
med saldo større end kreditmaximum

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.4.2 E_t_i_k_e_t_t_e_r_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe

3.4.3 K_u_n_d_e_a_n_a_l_y_s_e_,_ _å_r_ _t_i_l_ _d_a_t_o_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe

med bruttosalg større end indtastet kronebeløb eller
med bruttosalg mindre end indtastet kronebeløb eller
med dækningsgrad mindre end indtastet værdi eller
med sidste fakturadato før indtastet dato

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.4.4 K_u_n_d_e_a_n_a_l_y_s_e_,_ _p_e_r_i_o_d_e_n_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.4.5 V_e_k_s_l_e_r_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe

for en bestemt forfaldsmåned eller
for alle måneder

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.4.6 K_o_n_t_o_p_l_a_n_
Kan udskrives for:

Alle grupper eller en udpeget gruppe.

3.4.7 K_u_n_d_e_-_v_a_r_e_ _s_t_a_t_i_s_t_i_k_
Valgfrit kan der dannes 3 kunde-varegruppe statistikker, 3 vare-
kunde-gruppe statistikker og 9 kundegruppe-varegruppe statistik-
ker. Disse 15 statistikker kan bestilles hver for sig uafhængig
af hinanden.
\f

3.4.8 K_u_n_d_e_-_v_a_r_e_g_r_u_p_p_e_ _s_t_a_t_i_s_t_i_k_
Der kan dannes en statistik for hvert kriterium i varegruppeko-
den, ialt 3 statistikker. Der udskrives for hver kunde salg og
dækningsgrad fordelt på varegrupper efter det valgte kriterium i
varegruppekoden.

3.4.9 V_a_r_e_-_k_u_n_d_e_g_r_u_p_p_e_ _s_t_a_t_i_s_t_i_k_
Der kan dannes en statistik for hvert kriterium i kundegruppeko-
den, ialt 3 statistikker. Der udskrives for hver vare salg og
dækningsgrad fordelt på kundegrupper efter valgt kriterium i kun-
degruppekoden.

3.4.10 K_u_n_d_e_g_r_u_p_p_e_-_v_a_r_e_g_r_u_p_p_e_ _s_t_a_t_i_s_t_i_k_
Der kan dannes en statistik matrix for hvert kriterium i kunde-
gruppe og varegruppekoden. Der udskrives for hver kundegruppe
salg og dækningsgrad fordelt på varegrupper. Kundegruppernes og
varegruppernes totaler sammenlignes med budgettal for året be-
regnet fra gruppetext registreret ved lineær interpolation.

3.5 Kreditormodulets udskrifter og statistikker

I kreditormodulet opbevares oplysninger om kreditorerne. Det er
f.eks. kreditornr., -navn, adresse og gælden forfaldsfordelt,
evt. i fremmed valuta.

Fra varekøbs-, udbetalings- og acceptbogføringen er kreditorkon-
tiene og kontoudtogene løbende ajourført og på grundlag heraf kan
systemet på anfordring udskrive følgende:

Kontoudtog (Dkr. - valuta)
Kontoudtog accepter
Forfalds- og saldolister
Acceptoversigt

Ved hjælp af gruppekoder kan statistkkerne udskrives efter
kriterier, Eksempelvis:

3.5.1 F_o_r_f_a_l_d_s_-_ _o_g_ _s_a_l_d_o_l_i_s_t_e_,_ _k_r_e_d_i_t_o_r_e_r_
Kan udskrives for:
alle grupper eller en udpeget gruppe

med saldo i bestemt fremmed valuta eller
med forfalden saldo større end indtastet kronebeløb
\f

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.5.2 E_t_i_k_e_t_t_e_r_
Kan udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

3.5.3 A_c_c_e_p_t_e_r_
Kan udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe for en bestemt forfaldsmåned
eller for alle måneder.

3.5.4 K_o_n_t_o_p_l_a_n_
Kun udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

3.6 Finansmodulets udskrifter

3.6.1 F_i_n_a_n_s_m_o_d_u_l_
I finansmodulet opbevares kontoplanens oplysninger til brug for
udarbejdelse af kontokort, balancer og budgetter.

Periodevis eller på anfordring udskrives kontokort på samtlige
konti, hvorpå der har været bevægelser. Periodens bevægelser er
specificerede. På anfordring udskrives virksomhedens samlede
kontoplan.

Budgetkontrol kan foretages på kontoniveau og kontogruppeniveau.
De aktuelle regnskabstal sammenlignes med budgettal, og
afvigelser udskrives.

Systemet kan endvidere udskrive fortrykte regnskabsformularer til
brug ved udarbejdelse af periode- og årsregnskab.

3.6.2 R_å_b_a_l_a_n_c_e_
Kan udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.6.3 B_u_d_g_e_t_k_o_n_t_r_o_l_
Kan udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.
\f

3.6.4 R_e_g_n_s_k_a_b_s_f_o_r_m_u_l_a_r_
Kan udføres for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

Udskriften kan udføres komprimeret (summeret) på gruppenumre.

3.6.5 K_o_n_t_o_p_l_a_n_
Kan udskrives for:
Alle grupper eller en udpeget gruppe.

Kontoudtogene kan udskrives månedsvis, og såfremt man ønsker det,
kan man undlade at slette kontoudtogsregisteret således, at man
kan opbevare alle posteringer og udskrive kvartals- eller års-
kontokort.

3.7 Varemodulets udskrifter

I varemodulet findes oplysninger om varer og lager.

På basis af faktureringer og leverandørfakturaer ajourføres la-
gertallene automatisk, og der kan periodevis udskrives varekøbs-
kontoudtog.

Modulet kan endvidere udskrive en lagerrapport (beholdningslis-
te), der pr. vare giver oplysning om f.eks. tilgang og afgang,
periodens svind, sidste salgsdato, minimumsbeholdning og aktuel
beholdning.
&_
Produktanalyse med bl.a. dækningsgrad og periodevise ændringer
kan ligeledes udskrives.

Vare/kundeanalyser viser sammenhængen mellem en kundes eller en
kundegruppes fordeling på varegrupper.

Med de faciliteter der findes i vare- og lagermodulet, har virk-
somheden et virkeligt styringsværktøj i hænde. Man er således i
stand til at minimere sine lagre med deraf følgende forbedret li-
kviditet.
\f

3.7.1 L_a_g_e_r_r_a_p_p_o_r_t_e_r_
Udskriftprogrammet kan udføre:

a. Produktanalyser
b. Lagerrapport
c. Optællingsliste
d. Prisliste
e. Sammentælling af totaler

For alle uddata gælder: Der kan udskrives rapport eller lister
over hele varelagret eller blot en del heraf.

Udvælgelsen foregår i 2 trin, der begge skal være opfyldt.

1. trin: Alle varer kan medtages, eller der kan ønskesoverens-
stemmelse med 1, 2 eller alle 3 dele af varegruppeko-
den.

2. trin: Der findes 3 muligheder:

1. alle varer medtages
2. kun varer, hvis lagerbeholdning er under en vis
grænse, medtagesx).
3. kun varer, der ikke har været solgt sidenen angiven
dag, medtages.

x) lagerbeholdningsgrænsen fastsættes somen procentdel
af en for varen forudbestemt størrelse.

3.8 Afslutningskørsler

Da en del af virksomhedens administrative funktioner, resultat-
analyser m.v. er af periodisk natur (månedlig, kvartalsvis, år-
lig) er i systmet indbygget forskellige periodekørsler, der
udfører disse funktioner.

Da det endvidere af sikkerhedsmæssige og revisiontekniske årsager
i et tidstro system er nødvendigt fortløbende at have dokumenta-
tion og kvittering for udførte transaktioner er i systemet også
indbygget en afslutningskørsel til dette formål.

I RC Økonomisk Styring er indbygget 3 generelle afslutningsruti-
ner:
\f

a) Afslutning på daglig basis(dagsafslutning)

b) Afslutning af ordinære regnskabsperioder, f.eks. måned og
kvartal (periodeafslutning)

c) Afslutning af særlige regnskabsperioder, regnskabsår o.lign.
(årsafslutning).

3.8.1 D_a_g_s_a_f_s_l_u_t_n_i_n_g_
Dagsafslutning anvendes almindeligvis i forbindelse med afslut-
ning af de almindelige daglige rutiner. Under dagslut udskrives:

Ordrebekræftelser
Fakturajournal
Varekøbsjournal
Posteringsjournal
Varesalgsjournal

samt foretages total bogholderimæssig kontrol af systemet (sal-
dering og kontrol på tværs). Herudover foretages dannelse af kon-
toudtog og sletning (hvis ønsket) af dagens transaktioner således
at systemet er "rent" og klar til nye data.

3.8.2 P_e_r_i_o_d_e_a_f_s_l_u_t_n_i_n_g_
Periodeafslutning foretages normalt den sidste dag i perioden og
omfatter:

- rykker- og rentekørsel
- normal dagsafslutning
- udskrift af kontoudtog for
debitor-, kreditor-, finans-, veksel- og acceptkonti
- udskrift af varekøbskontoudtog
- udskrift af periodestatistikker, se
debitor-, kreditor-, finans- og varemodul
- sletning af periodetal og forfaldsrykning.

NB: Udskrift af rykkere og rentelister på et vilkårligt tidspunkt
i perioden kan foretages efter behov uden registeropdatering.

3.8.3 Å_r_s_a_f_s_l_u_t_n_i_n_g_
Ved udgangen af sidste periode i regnskabsåret erstattes den
ordinære periodeafslutning af en årsafslutning, der klargøre
systemet til nyt regnskabsår. Afslutning omfatter:
\f

- Rykker- og rentekørsel
- Speciel dagsafslutning
- Udskrift af lageroptællingsliste
- Udskrift af regnskabsformular
til efterpostering
- Udskrift af almindelige periodestatistikker
- Udskrift af kontoudtog
- Nulstilling af budgettal og driftskonti
i finansbogholderiet
- Udskrift af regnskabsformular med
åbningssaldi for nyt regnskabsår
- Rykning af forfaldsfordeling
- Overførsel og nulstilling af konti samt
sletning af nedlagte (dødsmærkede) konti.

I forbindelse med årsafslutning er indbygget rutiner, der tilla-
der postering på nyt regnskabsår samtidig med efterpostering til
det gamle, f.eks. svømmende varer. Endvidere kan gennemføres la-
gerkorrektioner således at systemet indeholder korrekt lagerantal
og dertil svarende lagerværdi, samt udskrift af lageroptællings-
liste med åbningstal med årets svind samt nulstilling af svind i
systemet.\f

F_ 4 SIKKERHED OG OMKØRSEL

Der er lagt stor vægt på datasikkerheden i RC-Økonomisk Styring.

Alle registre opbevares således på discplader, der er et af de
sikreste datamedier i dag, og hvortil der er udviklet lette sik-
kerhedskopieringsprocedurer, således at man f.eks. en gang om
dagen kan tage en kopi af sine registre.

Herudover bliver alle registeringer løbende gemt af systemet,
hvilket betyder, at i situationer hvor f.eks. el-tilførslen svig-
ter, kan en samkøring af den sidste sikkerhedskopi og de gemte
registreringer atter bringe registrene up to date. Kun de aller-
sidste ikke-færdiggjorte transaktioner skal i givet fald genind-
tastes.

5 BILAG

5.1 Funktionsoversigt

5.2 Automatiske posteringer

5.3 Debitor/kreditorreskontroplan

5.4 Basisprogrammel

5.5 Uddataeksempler \f

F_ 5.1 Funktionsoversigt

5.1.1 O_N_-_L_I_N_E_ _F_u_n_k_t_i_o_n_e_r_

O_n_-_l_i_n_e_ _m_o_d_u_l_
Forespørgsel på vare
Forespørgsel på debitor
Forespørgsel på kreditor
Forespørgsel på finanskonto
Forespørgsel på posteringer
Forespørgsel på ordre
Forespørgsel på kontoudtog
Forespørgsel på terminaltilstand
Oprettelse af ordre (hoved/linie)
Ændring af ordre (hoved/linie)
Fakturering af ordre(udskrivning af faktura)
Åben/luk debitorkonto
Åben/luk kreditorkonto
Åben/luk finanskonto
Åben/luk vare
Fakturering/kreditfakturering
Udskrivning af faktura/kreditnota
Udskrivning af følgeseddel
Registrering af varekøb
Optælling vare
Ompostering vare
Postering til bogholderi
Postering til veksel/acceptregnskab

R_e_g_i_s_t_e_r_v_e_d_l_i_g_e_h_o_l_d_e_l_s_e_s_m_o_d_u_l_
Oprettelse og ændring (evt. med kvittering) for:
Debitorregister
Kreditorregister
Finansregister
Vareregister
Leveringsadresseregister
Gruppetekstregister
Systemregister \f

F_ 5.1.2 A_N_F_O_R_D_R_I_N_G_ _-_ _U_D_S_K_R_I_F_T_E_R_

Ordrer pr. kunde
Leverandør bestillings oversigt
Varemodtagelsesoversigt evt. ugeopdelt
Vareleveranceoversigt
Disponeringsliste

Kundeoversigt (kontoplan)
Forfalds- og saldoliste kunder
Kundeanalyse perioden
Kundeanalyse år til dato
Udskrift af etiketter kunder
Forfalds- og saldoliste veksler

Lagerliste
Prisliste
Optællingsliste
Produktanalyse

Leverandøroversigt (kontoplan)
Udskrift af etiketter leverandører
Forfalds- og saldoliste leverandører
Forfalds- og saldoliste accepter

Råbalance
Kontoplan
Regnskabsformular
Budgetkontrol

Statistikker:
kundegruppe/varegruppe
kunde/varegruppe
vare/kundegruppe

Registerliste af alle registre
Rykker og renteudskrift uden opdatering
\f

F_ 5.1.3 D_A_G_S_A_F_S_L_U_T_N_I_N_G_

Ordrebekræftelse
Fakturajournal
Varekøbsjournal
Posteringsjournal (herunder også automatiskeposteringer)
Varesalgsjournal

P_E_R_I_O_D_E_A_F_S_L_U_T_N_I_N_G_

Rykker- og rente
Kontoudtog debitorer
Kontoudtog kreditorer
Kontoudtog finanskonti
Kontoudtog veksler og accepter
Varekøbskontoudtog

Å_R_S_A_F_S_L_U_T_N_I_N_G_

Optællingslister
Regnskabsformularer
Kontoudtog debitorer
Kontoudtog finans
Kontoudtog veksler- og accepter \f

F_ 5.1.4R_E_G_I_S_T_R_E_

Finansregister
DebitorregisterKontoregister
Kreditorregister
Ordreregister
Vareregister
Kontoudtogsregister
Leveringsaddresseregister
Varesalgsregister
Varekøbsregister
Gruppetekstregister
Statistikregister kundegruppe/varegruppe
Statistikregister kunde/varegruppe
Statistikregister vare/kundegruppe
Posteringsregister
Systemregister
Logregistre\f

5.2 Automatiske posteringer\f

5.3 Debitor/Kreditorreskontroplan\f

5.4 Programmel

RC Økomonisk Styring er i lighed med øvrige RC-programpakker
overalt udført i "høj-niveau" - programsproget Algol 7.

Systemet består af en række programmer opdelt i 2 grupper.

- onlineprogrammer (onlinemodul og registervedlige-
holdelsesmodul)
- batchprogrammer

der alle er karakteristiske ved at være let tilgængelige trods
indbyggede avancerede faciliteter.

Programmerne kan afvikles under styresystemerne:

- s (basalt styresystem)
- sos (swoppende styresystem)

på RC 6000 og RC 8000.

I systemet anvendes en database bestående af "Isq-filer" (index-
sekventielle filer), således at der anvendes direkte opslag og
opdatering i alle primære registre. \f

F_ 5.5 U_d_d_a_t_a_e_k_s_e_m_p_l_e_r_ \f

F_ 6 KONKLUSION

Foran beskrevne system er et rammesystem, hvilket giver et særde-
les godt udgangspunkt til løsning af netop Deres virksomheds in-
formationsbehov, således at virksomheden ikke behøver indgå kom-
promisser, men ved hjælp af RC ØKONOMISK STYRING og en RC 6000
eller RC 8000 kan De få helt Deres eget system.

Ønsker De at tage udgangspunkt i et minidatamatsystem eller har
De ikke behov for større datamatkraft, kan De anvende systemet på
RC 6000. Skulle De senere få behov for større datamatkapacitet,
kan De trin for trin udvide Deres datamatkapacitet, herunder til
RC 8000 og Deres system RC ØKONOMISK STYRING kan fortsat anvendes
uden at De behøver foretage ændringer.

RC ØKONOMISK STYRING, der er beskrevet her er kun et hjørne af de
systemmuligheder, der foreligger til RC datamatsystemer. Det er
således også muligt at udføre produktionsstyring, salgsstyring,
projektstyring, tekniske beregninger, løn, o.m.a. - i det hele
taget kan De få en løsning, der passer til netop Deres behov. \f

Automatiske posteringer i finansbogholderi ved varesalg

_ _____d_e_b_i_t_o_r_ _i_a_l_t_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _v_a_r_e_s_a_l_g_ _ _ _ _ _ _ _ _ _v_a_r_e_t_i_l_l_æ_g_/_r_a_b_a_t__ __
samlede samledevaretillæg
ændring i varesalg
debitor
mellemvæ-
rende

__k_u_n_d_e_t_i_l_l_æ_g_/_r_a_b_a_t_ _ ____d_i_v_e_r_s_e_ _t_i_l_l_æ_g_ _ _ ____ _ _u_d_g_å_e_n_d_e_ _m_o_m_s_____
kundetil-øvrigesamlede
lægtillægudgående
moms

Som det fremgår af de vist posteringer, antages det, at det samlede varetillæg er større
end den samlede varerabat, at der samlede kundetillæg er større end den samlede kunderabat
og at de samlede øvrige tillæg er større end de samlede øvrige fradrag, Havde det modsatte
været tilfældet ville de viste nettoposteringer i kredit have været erstattet af nettopo-
steringer i debet.\f

FINANSKONTOPLAN DEBITORRESKONTRO VX. RESKONTRO
(oprettesautomatisk)

Debitorer i alt

Veksler forfalden jan.

Veksler forfaldendec.

Veksler forfalden jan

Veksler forfaldenVeksler forfalden
jan. dec.

KREDITORRESKONTRO ACC. RESKONTRO
(oprettes automatisk)

Kreditorer i alt

Accepter forfalden jan.

Accepter forfalden dec.

Accepter forfaldenAccepter forfalden
jan.dec. \f

«eof»

DataMuseum.dk

CP/M

⟦728cccc78⟧ TextFile

Derivation

TextFile