⟦cace147d3⟧

TextFile

bog5=set 200 
bog5proof=set 200
bog5=typeset machine.diablo proof.bog5proof
*pl 297,30,235,18,10*
*pn 5,1*
*lw 170*
*lm45*
*fs +*
*ld16*
*ps*
*fn1,fig. 5.0: tegning af forvirret mand.*
*sj*
5. Hvordan vælger man et administrativt            
   mikrodatamatsystem.
*rj*
--------------------------------------- *nl2*
I dette afsnit vil vi nærmere beskrive det systemarbejde, der
er nødvendigt, hvis man selv på rimelig og fornuftig måde
vil stå for indførelse af edb i virksomheden.
*nl3*
5.1. Vælg adskilte systemer. *nl1*
---------------------------- *nl2*
*lt1,datastrukturen*
Først vil vi forklare, hvorfor vi mener,
*lt1,fastlåser*

at det er fornuftigt at vælge adskilte systemer.
*lt1,organisationen*
Adskilte systemer er det modsatte 
af integrerede, og et system er
integreret med et andet, når det opdaterer
i dettes registre. Det er f.eks.
tilfældet, når et faktureringssystem
ændrer i debitorsystemets registre
ved varesalg. Vi mener, at man fastlåser
virksomhedens organisation, jo
mere integreret man gør systemerne,
fordi organisationen er afhængig
af datastrukturen. Det bliver derved 
let systemerne, der kommer til at
dirigere virksomheden.
*fn1,fig. 5.1: Forretningsgang.*
*nl2*
*lt1,forretnings-*
Under arbejdet med at opstille krav til sit nye
*lt1,gang*
edb-system, er det en god ide
at optegne forretningsgangen, som den er
i virksomheden idag, og som man ønsker,
den skal se ud efter indførelsen af det nye system.
Hvis man senere finder det uhensigtsmæssig
at ændre i disse forretningsgange,
viser det sig måske, at dette
kun kan lade sig gøre ved at ændre
i edb-systemets datastruktur, da
det er vanskeligt fra starten at designe
en tilstrækkeligt modulær struktur.
Men at ændre datastrukturen er et meget
stort indgreb i edb-systemet.
*lt1,vælg adskilte*
*nl2*
 Det er derfor en fordel at vælge
*lt1,systemer*
adskilte systemer.
Systemerne er adskilt når dataoverførselen
fra et system til et andet  foregår via en slags ind/udbakke,
helt analogt til det manuelle system. Ind/ud-bakken i
edb-systemerne kan f.eks. udgøres af et stykke papir,
en diskette-fil eller kassettebånd.
Det ene system interfererer således ikke
med andre
systemers registre. Et delsystem kan derved ændres
så tosset man vil, uafhængigt af de øvrige systemer,
så længe man blot kan levere de krævede periodiske
dataoverførsler til de andre systemer i korrekt format.
*lt1,overskuelighed*
Fejl i eet system influerer ikke på de øvrige systemer og
*lt1,øges*
overskueligheden ved et system øges, da det bliver mere 
*lt1,færre fejl*
forståeligt, hvad der foregår i de enkelte dele.
*lt1,smidigere*
Systemerne bliver smidigere, fordi man vil være mindre
tilbageholdende med at gennemføre ændringer, da disse
lettere kan udføres, når konsekvenserne kan overskues.
Systemerne kan således komme til at rette sig efter
omgivelserne i det menneskelige verden og ikke omvendt.
*fn1,fig. 5.2: Bakkemodel.*
*nl2*
*lt1,en datamat*
Adskilte systemer kan udmærket køre  på samme
*lt1,pr. system*
datamat, men med fremkomsten af de
billige mikrodatamater
har man fået et redskab, som
gør det muligt, at hvert ansvarsområde i en virksomhed
kan have sin egen datamat.
Dette bevirker, at det enkelte ansvarsområde
kan beholde ejerforholdet til
sine egne data på samme måde
som i det manuelle system. Data-ansvaret
kan placeres i de separate områder,
hvilket fremmer kvaliteten af disse data
samtidig med at nærhedsprincippet plejes.
*nl2*
*lt1,ingen*
En anden vigtig fordel ved denne helt decentrale
*lt1,edb-afdeling*
struktur er, at edb-omkostningene
kan placeres der, hvor de hører til,
i stedet for i en fælles og neutral edbafdeling.
Dette vil automatisk reducere omkostningerne.
Man gør også de enkelte ansvarlige brugere
uafhængige af en edb-afdelings
opgaveprioritering, og ved helt
at undgå edb-personalet gør man virksomheden
mindre sårbar overfor strejkesituationer.
Man opnår kort sagt en organisationsform
nøjagtig som i den manuelle organisation.
*nl2*
*lt1,byggeklodser*
Ved indførelsen af sådanne adskilte
mikrodatamatsystemer får man
 et system af byggeklodser, hvor det enkelte
mikrodatamat-system anvendes som et redskab i de enkelte
flaskehalse i arbejdsgangen, ligesom man udnytter en
skrivemaskine eller en regnemaskine. På denne måde 
får man en fleksibel organisation.
*nl3*
*sj*
5.2. Checkliste for anskaffelse af
     administrative mikrodatamatsystemer.
*rj*
-----------------------------------------*nl2*
*lt1,som at*
For at være i stand til at foretage
*lt1,vælge bil*
 et fornuftigt valg af et 
mikrodatamatsystem
må køberen forstå at afveje de forskellige muligheder, idet der sjældent
findes noget bedste valg. Det at vælge  kan sammenlignes med valg
af en ny bil, eller et hus.
Der er ikke noget billigt all-round system, der passer til alle anvendelser og
udvidelser.
*fn1,fig. 5.3: Valg af biler.*
*nl2*
*lt1,programmelvalg*
Det, at opstille krav til det nødvendige
*lt1,sværere end*
 materiel og vælge mellem det på
*lt1,materielvalg*
markedet værende, er en forholdsvis enkel sag.
 At opstille krav til programmel
og vælge mellem markedsudbuddene er vanskeligere. Det er sædvanligvis ved valg
af programmel de fleste fejltagelser bliver begået. Dette er specielt beklageligt,
eftersom fejl ved valg af programmel
 ofte er meget dyrere end fejl begået ved valg
af materiel.
*nl2*
Et grundigt forarbejde ved vurdering og
 valg er en forudsætning for, at
virksomheden bliver tilfreds med sit mikrodatamatsystem.
 Men hermed er successen ikke
 sikret. I løbet af nogen tid opstår der uvægerligt et behov for at
ændre og udbygge systemet.
*lt1,vedligeholdelse*
 Derfor skal man sikre sig, at det kan
vedligeholdes i tilfælde af fejl. Man skal også sikre
sig, at det kan udbygges og ændres i takt med virksomhedens
forudsætninger og behov.
Igen er det en forholdsvis enkel sag at sikre sig,
 at materiellet kan udbygges.
Det er meget vanskeligere med programmel. Utilstrækkeligt programmel vil
begrænse de potentielle vækstmuligheder i systemet, måske endog i
virksomheden selv. Det kan blive nødvendigt at skifte til nyt system,
men dette er ofte en kostbar og langsommelig proces.
*nl2*
*lt1,minidatamat-*
På et nyt marked som mikrodatamatmarkedet,
*lt1,system*
 er der naturligvis ikke mange
erfaringer at hente endnu, men vi kan genbruge en del af vores erfaring
fra det mere etablerede minidatamatmarked.
 Lad os kort se hvordan man gør på det mere
etablerede minidatamatmarked.   
*nl2*
En typisk anskaffelsespris for et administrativt system på en minidatamat
kan være:
*nl1*
*sj*
    materiel:                     500.000 kr.
    specialudviklet programmel:   400.000 kr.
*rj*
*nl1*
idet det specialudviklede programmel eventuelt kan erstattes af:
*nl1*
*sj*
    standardpakke:                 50.000 kr.
    tilretning af standardpakken:  50.000 kr.
*rj*
*nl1*

såfremt en anvendelig standardpakke kan findes.

Herudover kommer ens egen tid i forbindelse med:
*nl2*
*lm55*
*lw155*
     -forundersøgelse, herunder opstilling
        af funktionskrav til systemet.
*nl2*
     -udarbejdelse af udbudsmateriale.
        Udvælgelse af et begrænset antal leverandører,
        som man tror kan løse opgaven.
*nl2*
     -møder med leverandører med henblik på
        diskussion af udbudsmateriale.
*nl2*
     -vurdering af tilbud.
*nl2*
     -valg af leverandør, kontraktforhandling.
*nl2*
     -deltagelse i udformning af systemet
        frem til installation og afleveringsprøve.
*nl3*
*lw170*
*lm45*
Dette er en tidsmæssig og økonomisk belastende fremgangsmåde, men også
nødvendig for at sikre, at virksomheden får et funktionsdygtigt system.
Ofte anvendes eksterne konsulenter i hele processen, hvis virksomheden
ikke kan afse den nødvendige tid eller ikke besidder den nødvendige viden.
Dette bidrager yderligere til den øjeblikkelige økonomiske belastning,
men vil som regel vise sig hensigtsmæssig i det lange løb.
*nl2*
*lt1,anskaffelse af*
Ved anskaffelse af et administrativt
*lt1,et mikrodatamat-*
 mikrodatamatsystem til en samlet
*lt1,system*
pris af måske 50.000 - 100.000 kr. er det klart,
 at en sådan fremgangsmåde
er helt urealistisk. Desuden er det slet ikke sikkert, at der findes
leverandører, der vil deltage i omfangsrige tilbudsgivninger,
da det selvfølgelig også belaster leverandørens tid og økonomi.
*nl2*
Hvordan vælger man så? Man kan være så heldig, at der findes en
*lt1,lær af kollega*
kollega enten i branchen eller med en lignende type virksomhed, der har
anskaffet et administrativt system. Samtale med ham eller afprøvning af hans
system vil da give en udmærket baggrund for at vælge et system magen til,
eller at bruge de indhøstede erfaringer til at vurdere og vælge et andet system.
Er man ikke så heldig, må man følge en tungere udvælgelsesproces,
som begynder med at man gennemgår arbejdsgangen i sin egen
*lt1,brug checkliste*
virksomhed og derpå kontakter en række leverandører. Som
hjælp i denne proces kan vi opstille følgende check-liste:
*fn1,fig. 5.4: Lær af kollega.*
*nl3*
*lt1,virksomheden*
o   Vurder det givne system i forhold til virksomheden.
*lw155*
*lm55*
*nl2*

    -   Kan alle ønskede funktioner udføres?
        F.eks. budgetsimulering, råbalance,
        kreditoroversigt, likviditetsberegning.
*nl2*

    -   Er der specielle forhold i virksomheden,
        der skal kunne håndteres?
        F.eks. rabatordninger, prispolitik,
        sælgerprovisioner, udenlandske valutaer.
*nl2*

    -   Nummereringssystemer: Kan virksomhedens
        nuværende nummereringssystem overføres
        til systemet? Kan der bruges kontrolcifre?
*nl2*

    -   Inddata: Hvordan inddateres skærmbilleder,
        beskyttede felter eller linievis?
        Hvilken kontrol findes på inddata?
*nl2*

    -   Uddata: Er der tilstrækkeligt med rapporter?
        Findes de nødvendige data? Kan uddata bruges direkte?
        Skal der bruges specielle formularer?
        Er systemet dødt, medens der foretages udskrivning?
        Kan der skrives med gennemslag på linieskriveren?
        Er skriften god nok?
*nl2*

    -   Sikkerhed ved utilsigtet brug:
        Hvor robust er systemet overfor fejl?
        Hvordan startes op efter systemnedbrud
        f.eks. efter strømsvigt? Sikkerhedskopifaciliteter.
*nl2*

    -   Sikkerhed mod tilsigtet misbrug:
        Kan funktioner og kartoteker beskyttes?
        F.eks.: Kan private oplysninger i et lønsystem sikres?
Kommer man i modstrid med registerloven?
*nl2*

    -   Svartid: Hvorledes er svartiden ved opdatering
        og omorganisering eller søgning i registre?
        Hvordan vil de daglige arbejdsgange påvirkes
        af svartiden?
*nl3*
*lw170*
*lm45*
*lt1,udvidelse*


o   Vurder udvidelsesmuligheder.
*lw155*
*lm55*
*nl2*

    -   Prøv at fastlægge en tidshorisont
        og vurder virksomhedens vækst m.h.t.
        kunder, leverandører m.m. indenfor denne horisont.
*nl2*

    -   Er det muligt at udvide pladelagerkapaciteten?
        Kan registrene udvides?
*nl2*

    -   Kan der sættes flere terminaler på systemet?
        Hvad indebærer det at udvide antallet af
        terminaler i form af ekstra lager,
        ekstra programmer og ekstra materiel?
*nl2*

    -   Kan systemet bruges som terminal til servicebureau?
*nl2*

    -   Hvilke andre administrative systemer end den aktuelle
        findes til den givne maskine?
*nl3*
*lw170*
*lm45*
*lt1,integration*


o   Vurder integration med andre administrative systemer.
*nl2*
*lw155*
*lm55*

    -   Hvordan er integrationen mellem de forskellige
        administrative systemer (på samme anlæg)?
        F.eks.: Hænger bogholderi og lagerstyring sammen?
*nl2*

    -   Integration med andre systemer på andre
        edb-anlæg, manuelle eller mekaniske systemer.
        F.eks.: Kan girokontoret læse de anvendte disketter?
*nl3*
*lw170*
*lm45*
*lt1,leverandør*


o   Vurder leverandører.
*nl2*
*lw155*
*lm55*

    -   Referencer. På lignende systemer og i det hele taget.
*nl2*
    -   Materiel service: Hvem vedligeholder materiel?
        Skal man selv hente og bringe anlægget?
        Kan man rekvirere en servicetekniker,
        og i givet fald med hvor kort varsel?
*nl2*

    -   Stabilitet: Er det sikkert, at leverandøren
        findes på markedet i hele systemets forventede levetid.
*nl2*
    -  ▶10◀Programmel service: Hvem har udviklet programmerne?
        Hvem foretager vedligeholdelse? Hvem retter fejl?
*nl2*

    -   Dokumentation: Hvilken dokumentation findes?
        Er den skrevet på dansk?
        Udleveres kildeteksterne til programmerne?
*nl2*

    -   Uddannelse: Tilbyder leverandøren uddannelse
        i systemet?
*lw170*
*lm45*
*nl3*
*lt1,omkostninger*


o   Vurder omkostninger.
*nl2*
*lw155*
*lm55*

    -   Primære omkostninger: Hvad koster et samlet
        system? Hvad koster tilpasninger?
        Koster installation, brugermanualer m.m. ekstra?
        Hvad koster uddannelse?
*nl2*

    -   Sekundære omkostninger: I forbindelse med
        anskaffelse af det nye system kan der påløbe
        andre udgifter end udgifterne til selve systemet.
        F.eks.: Disketter, specielt papir,
        bord til datamat, udgifter til konvertering af data.
*nl2*
    -   Drift: Hvad koster en servicekontrakt på materiel?
        Man må ikke undervurdere denne udgift.
        Den er ofte højere for overvejende mekaniske dele
        af systemet (disk, diskette og skrivere).
*nl2*

    -   Hvad koster udvidelser?
        Ekstra lager, ekstra pladelager og ekstra skærme?
*nl4*
*lw170*
*lm45*
5.3. Udvælgelsesprocessen i praksis. *nl1*
------------------------------------ *nl2*
*lt1,virksomheds-*
Når man har gjort op med sig selv,
*lt1,analyse*
 at man måske vil anskaffe en
mikrodatamat til løsning af nogle af virksomhedens administrative
rutiner, bør man starte med at gennemgå arbejdsgangen i sin
 virksomhed.
*fn1,fig. 5.5: Blanketindsamling.*
*nl2*
*lt1,blanket-*
Dette gøres bedst ved at følge
*lt1,indsamling*
 blanketgangen i virksomheden.
Ved hver arbejdsplads undersøger man hvilke blanketter, der
går ind til arbejdspladsen, og hvilke der går ud derfra.
Man indsamler blanketterne og skriver på disse, hvor
og hvornår de skabes, hvor de går hen, og hvornår de bruges.
Man noterer også, hvor der er ønsker om mere information
i blanketindholdet, og hvor der er overflødig information.
Man noterer, hvor der er problemer som f.eks. tidsmæssige
flaskehalse. Man indsamler oplysninger om virksomhedens
*lt1,datamængder*
datamængder, såsom antal varer, antal kunder, antal kreditorer,
antal ordrer pr. måned, og antal fakturaer pr. måned.
Man noterer også, hvor mange medarbejdere,
der skal gøre brug af de forskellige funktioner.
Efter denne gennemgang af arbejdsgangen, vil det sikkert
stå nogenlunde klart for en, hvor flaskehalsene er,
og hvor der kan rationaliseres ved at udnytte edb.
*fn1,fig. 5.6: Datamængder.*
*nl2*
*lt1,udvælg en*
Man bør finde en klart afgrænset opgave,
*lt1,afgrænset opgave*
 som man kan
starte med at lægge over til edb. Dette kan f.eks. være
tekstbehandling, adressevedligeholdelse og etiketteudskrivning,
finansbogholderi, lagerstyring, fakturering, kalkulation, kreditorregnskab
af færdigvarerpriser, debitorregnskab eller budgettering.
Man bør under ingen omstændigheder,
tænke på at starte op med mere end
en opgave.
Man skal derpå definere den udvalgte opgave.
Man bør her tilstræbe at gøre opgavedefinitionen så klar
og ren som mulig, dvs uden for mange krøller og
specialtilfælde. Man skal ikke søge at presse alle
specielle forhold ind i et standardsystem, da dette derved
ville blive uoverskueligt og dyrt, samt evt. få nogle
konsekvensfejl af ændringerne. Hvis man f.eks. kan få
udført 90 procent i

et standard system, skal man være tilfreds med
dette, og så udføre  de resterende 10 procent
manuelt.
Herefter kan man så lægge
 resultatet ind i databasen. Man får herved et meget
smidigt system, som tillader brugeren at gribe ind og
foretage anden behandling end den, der er indlagt i
systemets programmer.
Et eksempel på sådanne manuelle
arbejdsrutiner kunne være specialrabat og kreditnota.
*nl2*
*lt1,adskilte*
Som beskrevet i et tidligere afsnit,
*lt1,systemer*
 bør man undgå at
integrere sine systemer. Man skal holde dem mest muligt adskilt.
Herved får man bedre mulighed for at forstå, hvad der sker i
systemet, og man får færre konsekvensfejl.
Man behøver f.eks. ikke at integrere systemer som
kalkulation, lagerstyring og fakturering.
*nl2*
*lt1,testdata*
Når man har fundet frem til den opgave, man vil omlægge
til edb, udvælger man nogle markante testdata fra
dette område i virksomheden. Man aftaler derpå møde
hos 2-3 leverandører, som man har hørt kan levere
det ønskede system på en mikrodatamat. Man
aftaler, at man vil se en demonstration, samt prøvekøre
nogle medbragte testdata.
Inden besøgene hos leverandørerne skal man gøre sig
sine krav, ønsker og spørgsmål klar. Man tager den
fra forrige afsnit
check-listen og beslutter, hvilke punkter der er
mest betydningsfulde for virksomheden i den aktuelle
valgsituation.
*nl2*
*lt1,leverandør*
Hos leverandøren konstaterer man
*lt1,besøg*
 nu gennem demonstrationen,
om systemet kan klare opgaven, og man får leverandøren til at oplyse,
hvor stort et anlæg der er nødvendigt for at køre systemet med 
virksomhedens datamængder. Spørg nu leverandøren ud om de forhold
på check-listen, som man har udpeget som væsentlige. Spørg  
*lt1,referencer*
om navn på personer i virksomheder, der har købt det omhandlede
system. Man bør altid gøre sig  den ulejlighed at kontakte disse
referencepersoner og få et vide, om de har været tilfredse
med systemet og med leverandøren.
*nl2*
Noter endelig indtryk og erfaringer under eller umiddelbart
efter besøget hos leverandøren, således at disse indtryk
kan sammenholdes til sidst. Gør dig straks efter besøget klart,
om systemet kan løse opgaven, om der er indeholdt ekstra
faciliteter i systemet, eller om der er særlig gode forhold
ved leverandør eller maskine, som kan udnyttes af
virksomheden. For hvert besøg bliver man klogere, idet
hver leverandør fortæller om netop de punkter, hvor han
er stærk i forhold til de øvrige leverandører på
markedet. Udnyt denne viden, men vurder hver gang,
om "den stærke side" har nogen betydning i den aktuelle
situation, og pas på at den ikke købes på bekostning
af en nødvendig facilitet.
Husk altid at se systemet og materiellet fungere.
Slå dig ikke til tåls med, at en facilitet lige er på
vej, eller kommer i næste version.
*ps*
*fn1,fig. 5.7: Valgsituation.*
*nl2*
*lt1,valg*
Når besøgsrunden er overstået, skal indtrykkene
om de forskellige produkter indsamles, og man skal
til at vælge.
Det er godt aldrig at vælge
et system, hvor man ikke kan
overskue, hvad der foregår.
Ved at have overblik over systemet bevarer man
muligheden for at kunne lade det erstatte  af en manuel
procedure.
Når man skal vurdere, hvilken af de
undersøgte leverandører, der bedst kan
opfylde virksomhedens behov, er man nødt
til at prioritere sine krav og ønsker.
*lt1,korttidsleje*
Føler man sig endnu ikke klar til at foretage et valg,
er der endelig den mulighed, at man kan
korttidsleje systemet hos leverandøren,
for at afprøve det endnu grundigere.
*nl2*
Hvis man gennemfører et  grundigt forarbejde med hensyn til at vurdere og
vælge, er der en rimelig chance for, at man får et administrativt system,
*lt1,resultatet*
som virksomheden vil have glæde af. Man skal ikke være blind for,
at selv systemer, der afviger meget fra det ideelle kan give virksomheden
fordele, der langt overstiger anskaffelsesprisen. Et brugbart system kan
anskaffes for ned til 50.000 kr.; med en eller flere standardsystemer
kan det udføre administrativ rationalisering på områder som lagerstyring,
fakturering, kreditorbogholderi, debitorbogholderi, finansbogholderi og
andre funktioner som adresselister og tekstbehandling.
*nl2*
Fordelene, der opnås ved denne automatisering, vil næsten altid overgå den
primære anskaffelsespris på systemet. Af denne grund er administrative
mikrodatamatsystemer et forsøg værd. 
*nl2*
*lt1,udskiftning til*
Efter nogle år med et administrativt
*lt1,større system*
 system kan begrænsninger og behov for
ændringer og udvidelser føles så store, at det kan være nødvendigt at skifte
system. Der er selvfølgelig den mulighed, at leverandøren af det originale
system har løsningen i form af maskine og programmer.
Men man kan også risikere, at selve anlægget er forældet, og leverandøren
markedsfører et nyt system, som ikke vil være kompatibelt med det nuværende.
Eller man kan risikere, at leverandøren overhovedet ikke eksisterer på
markedet mere. Brugeren vil så blive nødt til at anskaffe et nyt system,
og foretage de dermed forbundne omlægninger f.eks. af registre.
*nl2*
Men selv hvis det første system må kasseres efter et par år, kan det have givet
virksomheden en værdifuld indføring i den administrative edb-verden.
Selvom materiel investeringen og det meste af programmel investeringen må
afskrives over få år, vil dette være retfærdiggjort af fordele i form af
en strukturering af de administrative procedurer, standardisering af
operationer og oplæring af personale. Desuden vil brugeren have opnået
en værdifuld erfaring, som kan udnyttes ved anskaffelse af et fremtidigt
system.
*nl2*
*lt1,først programmel*
Udbuddet af standardprogrammer, som
*lt1,så materiel*
er flytbare fra en mikrodatamat til en anden,
vil hurtigt blive større.
Dette kan betyde, at man for fremtiden
ikke behøver at købe programmel hos leverandøren
af materiel, men man kan starte med at opsøge
det bedste programmel, og derefter finde en
maskine dette kan køre på.
*ef*
scope day bog5 bog5proof
▶EOF◀
DataMuseum.dk

RC4000/8000/9000

⟦cace147d3⟧ TextFile

Derivation

TextFile
